При брутна заплата от 1 500 евро месечният разход за възнаграждение и работодателски осигуровки може да бъде 1 783,80 евро. Към него обаче остават разходите за администриране на договора, трудова медицина, оборудване и други условия, необходими за работата.
За да бъде полезна една сметка, трябва да отговори на два различни въпроса: колко струва служителят на работодателя и колко струва един реално отработен час. Първият помага при планирането на бюджета. Вторият е важен при определянето на цени, капацитет и необходим брой хора.
Следващият модел разглежда трудов договор в България при трета категория труд. Числовите примери са в евро и използват изрично посочени допускания.
Какво влиза в разхода над брутната заплата
Брутното възнаграждение е отправната точка. То трябва да включва всички начислени компоненти за съответния месец, включително приложимите допълнителни възнаграждения. Ако бюджетът започва само от основната заплата в договора, сметката може да бъде непълна още преди добавянето на осигуровките.
Следващият слой са вноските за сметка на работодателя. Към тях се прибавят разходите за обслужване на трудовото правоотношение и осигуряване на работното място.
За управленски цели формулата е:
Разход за служителя = брутно възнаграждение + работодателски осигуровки + съпътстващи разходи.
Част от съпътстващите разходи са месечни, други възникват при назначаване, обучение или прекратяване. Общите разходи за екипа могат да се разпределят между служителите, но трябва да е ясно на каква база е направено това.
От брутна заплата към нетно възнаграждение и работодателски разход
Осигурителни вноски за сметка на работодателя
При стандартния случай на трета категория труд работодателската част за държавното обществено и допълнителното задължително пенсионно осигуряване е общо 13,72%, преди добавянето на вноската за трудова злополука и професионална болест. Здравната вноска за сметка на работодателя е 4,80%.
В примерите по-долу е приета вноска за трудова злополука и професионална болест от 0,40%. Така общата работодателска ставка е 18,92%. За конкретна фирма трябва да се използва ставката, приложима към нейната икономическа дейност.
Тези проценти се начисляват върху осигурителния доход. Той невинаги съвпада с цялото брутно възнаграждение.
Удръжки за сметка на служителя
При същия стандартен случай личните осигурителни вноски са общо 13,78%: 10,58% за обществено и допълнително пенсионно осигуряване и 3,20% за здравно осигуряване.
Данъкът върху трудовия доход е 10% от месечната данъчна основа. В обичайния случай без данъчни облекчения тя се получава, като облагаемото брутно възнаграждение се намали с личните задължителни осигуровки.
Личните осигуровки и данъкът вече се съдържат в брутното възнаграждение. Работодателят ги удържа и превежда, но не ги добавя повторно като разход над брутната заплата.
Минимален и максимален осигурителен доход
Минималният осигурителен доход зависи от икономическата дейност и квалификационната група на длъжността. Той трябва да се проверява отделно от минималната работна заплата.
През 2026 г. максималният месечен осигурителен доход е:
- 2 111,64 евро за периода 1 януари–31 юли;
- 2 300 евро за периода 1 август–31 декември.
Промяната е съществена за годишното бюджетиране на по-високи възнаграждения. Една и съща брутна заплата може да създава различен работодателски разход през двата периода.
При осигуряване на повече от едно основание трябва да се отчетат и останалите доходи и законовата поредност. Простото прилагане на процент върху заплатата при един работодател може да даде неправилен резултат.
Месечен разход и разход за реално отработено време
Платен годишен отпуск
Основният платен годишен отпуск е най-малко 20 работни дни, като за определени категории или по договор могат да се прилагат по-големи размери. Възнаграждението за отпуск се изчислява по правилата на Кодекса на труда.
При годишен бюджет, който вече включва възнаграждението за времето на отпуск, неговата стойност не се прибавя втори път. Отпускът намалява часовете, през които служителят действително работи, и така увеличава средния разход за отработен час.
Ако отсъствието налага платен заместник, това вече е отделен допълнителен разход.
Временна неработоспособност
По общото правило работодателят заплаща първите два работни дни от временната неработоспособност в размер на 70% от среднодневното брутно възнаграждение за месеца, но не по-малко от 70% от среднодневното уговорено възнаграждение. Прилагат се условията и изключенията на осигурителното законодателство.
Месец с болничен изисква отделно изчисление на възнаграждението и вноските. За бюджетни цели може да се предвиди резерв за отсъствия и заместване, но той трябва да бъде обозначен като управленско допускане.
Официални празници и работен календар
При фиксирана месечна заплата и стандартен график официалните празници се отчитат при определяне на работните дни. Те не се добавят като второ възнаграждение върху вече планираната месечна заплата.
Когато действително се работи на официален празник, се прилагат правилата за увеличено заплащане. Този случай трябва да се бюджетира отделно.
Съпътстващи задължителни разходи
Трудова медицина и безопасност
Работодателят трябва да осигури обслужване на работещите от регистрирана служба по трудова медицина. Организацията на безопасната работа включва и съответните оценки, обучения и инструктажи.
Няма една универсална цена на служител за всички тези дейности. Разходът зависи от работното място, рисковете, броя на хората и обхвата на услугата. При бюджетиране трябва да се използва конкретната договорена цена и да се провери какво включва тя.
Документи и съхранение
Администрирането на договора продължава през целия период на работа, а част от задълженията за съхранение остават и след прекратяването. Например ведомостите за заплати се съхраняват 50 години. Този срок не трябва автоматично да се прилага към всеки документ в трудовото досие.
Разходът включва организация на архива, контрол на достъпа, поддържане на данните и възможност необходим документ да бъде намерен и предоставен.
Допълнителни разходи според длъжността
Компютър, софтуер, работно облекло, обучение, подбор и допълнителни придобивки могат съществено да променят бюджета. За всяко перо е полезно да се посочи дали е еднократно, текущо или разпределена част от общ фирмен разход.
Разпределената годишна стойност на оборудването не е равна на плащането при покупката му. Ако целта е планиране на паричните средства, покупката се показва в месеца на плащането. Ако целта е сравнение на разхода за различни позиции, може да се използва обосновано разпределение за периода на използване.
Административното време по един трудов договор
Дори при външно обслужване част от работата остава във фирмата: потвърждаване на присъствия, одобряване на отпуски и бонуси, предоставяне на документи и проверка на начисленията.
Това време може да бъде оценено чрез часовете, които HR, управителят или друг служител отделят за тези задачи. Получената стойност е разпределен вътрешен разход. Тя не означава непременно допълнително плащане всеки месец.
При външно ТРЗ обслужване, включително от доставчик като F-chain България, е важно да се уточни кои дейности са включени в цената и каква работа остава за екипа на работодателя. Цената за изготвяне на ведомост сама по себе си не показва разхода за цялото администриране. За смислено сравнение на собствено и външно обслужване обхватът трябва да е еднакъв.
Два примерни разчета
Месечен работодателски разход
Примерите са за октомври 2026 г. и приемат:
- пълен отработен месец, осемчасов работен ден и трета категория труд;
- служител, роден след 1959 г., осигуряван в универсален пенсионен фонд;
- един работодател и липса на други осигурителни основания;
- посоченото брутно възнаграждение включва всички приложими начисления;
- приложимият минимален осигурителен доход не надвишава използваната база;
- вноска за трудова злополука и професионална болест от 0,40%;
- липса на данъчни облекчения, болнични, извънреден труд и други удръжки.
| Показател | Пример А | Пример Б |
| Брутно възнаграждение | 1 500,00 € | 3 000,00 € |
| Осигурителен доход | 1 500,00 € | 2 300,00 € |
| Лични осигуровки — 13,78% | 206,70 € | 316,94 € |
| Данъчна основа | 1 293,30 € | 2 683,06 € |
| Данък — 10% | 129,33 € | 268,31 € |
| Нетно възнаграждение | 1 163,97 € | 2 414,75 € |
| Работодателски осигуровки — 18,92% | 283,80 € | 435,16 € |
| Възнаграждение и работодателски осигуровки общо | 1 783,80 € | 3 435,16 € |
В пример Б осигуровките са ограничени от максималния осигурителен доход. Данъкът продължава да се изчислява върху облагаемото възнаграждение след приспадане на личните осигуровки — осигурителният таван не е таван на данъчната основа.
Годишен бюджет и разход за отработен час
За илюстрация приемаме дванадесет месеца със същото брутно начисление, включително възнаграждението за платения отпуск, без болнични и бонуси. Това е опростен бюджетен модел; реалните начисления за отпуск могат да се различават.
Добавяме 1 800 евро годишно за администрация, трудова медицина, оборудване и други съпътстващи пера. Сумата е условно допускане, а не пазарна тарифа или оферта. Приемаме и 1 800 действително отработени часа за илюстрация на формулата — това не е официалният календарен фонд за 2026 г.
| Показател | Пример А | Пример Б |
| Годишно брутно възнаграждение | 18 000 € | 36 000 € |
| Работодателски осигуровки за годината, приблизително | 3 406 € | 4 972 € |
| Условни съпътстващи разходи | 1 800 € | 1 800 € |
| Общ годишен бюджет, приблизително | 23 206 € | 42 772 € |
| Приети отработени часове | 1 800 | 1 800 |
| Разход за отработен час | 12,89 € | 23,76 € |
Годишните осигуровки в пример Б отчитат тавана от 2 111,64 евро за първите седем месеца и 2 300 евро за останалите пет. Сумите в годишната таблица са закръглени до цяло евро.
За собствен разчет работодателят трябва да замени условните съпътстващи разходи и часовете със своите данни. Платеният отпуск и празниците вече са отчетени чрез възнагражденията и намаления брой отработени часове; стойността им не се прибавя повторно.